Guarda de documentos é coisa séria

Sua empresa precisa de arquivamento profissional? Então conte com um serviço responsável e seguro.

A Guarda de documentos é fundamental no processo, controle e organização em todas as empresas.

O armazenamento de documentação garante segurança jurídica para os negócios, com destaque para as áreas trabalhista, societária, tributária e financeira das empresas, como por exemplo: notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais.

Arquivados de forma adequada, arquivos e documentos físicos ficam à disposição para o caso de alguma auditoria por parte de órgãos públicos, evitando-se multas e penalidades para a empresa. Como, por exemplo, no caso de algum processo trabalhista, onde a empresa é penalizada se não estiver com o registro do trabalhador para a devida prestação de informações.

Tempo de guarda dos documentos:

Os principais documentos que devem ser guardados são os de origem tributária, trabalhista e fiscal, e devem ser guardados por pelo menos 5 anos, destacando-se dentre eles:

· Notas Fiscais (No caso do modelo eletrônico, o XML é que deve ser guardado);

· Livros Fiscais em geral;

· Comprovações de Imposto de Renda;

· Comprovantes de contribuição fiscal como ICMS, PIS e COFINS;

· Declarações em gerais (DASN, DIRF, etc.).

Já os documentos trabalhistas, tem prazos distintos de acordo com sua importância:

· Contrato de Trabalho e Livro ou Ficha de registro de emprego – Tempo Indeterminado – de acordo com Art. 603 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas);

· Recibos de pagamentos de salário, 13º, Férias e controle de ponto – 5 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF (Constituição Federal) e Art 11, CLT;

· Termo de Rescisão de contrato – 2 Anos – de acordo com o Art 7, XXIX da CF;

· Folha de Pagamento – 10 Anos – Art 225 I § 5º, Decreto 3048/99;

· FGTS, GFIP, GRFC – 30 Anos – Art 23 § 5º, Lei 8036/90;

· GPS – Guia da Previdência Social – 5 Anos – Arts. 173 e 174, CTN;

· Contribuição Sindical – 5 Anos – Arts 578/579 CLT c/c Arts 179 e 271 CTN (Código Tributário Nacional);

· CAGED – 3 Anos – Art 1º § 2º Portaria MTE 1129/14;

· RAIS – 10 Anos –Arts. 3º e 10 do Decreto-lei nº 2.052/83.

Além da organização e segurança, a guarda de documentos traz bons resultados para os negócios.

O cuidado com o arquivo traz diminuição de perdas de documentos e evita danos causados pelo arquivamento irregular e inadequado.

Outra coisa importante a ser levada em consideração é que, ao contratarem esse tipo de serviço, as empresas dispõem de um espaço físico terceirizado, economizando com equipamento, estrutura e pessoal nesse tipo de gestão. Tudo isso contando sempre com a acessibilidade a qualquer momento que precisar do documento.

A CT Contábil, em parceria com a ADEM-ARQUIVO, estão à sua disposição para tratar a organização do seu arquivo, com valores que cabem no seu bolso e que atendem à demanda empresarial.

Entre em contato: (81) 3038-0138 | 3037 3695 | 3129 0015 | 3327 3061 ou (81) 3033 0707 (ADEM-ARQUIVO)